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Les histoires de NGK

05 Nous avons pour objectif davantage d'améliorations pour répondre aux attentes de la société

En 2015, NGK a annoncé qu'elle avait conclu un accord relatif à la négociation de peine auprès du Département de la Justice américaine (DOJ) par rapport à la violation de la loi antitrust pour certaines de ses transactions impliquant les substrats en céramique pour les pots catalytiques automobiles. Le système de conformité de NGK a constamment été amélioré. Cependant, si nous considérons la conformité par rapport au sens originel du terme qui signifie « répondre aux demandes », nos efforts ont été partiels.

Une assignation du DOJ

NGK AUTOMOTIVE CERAMICS USA, INC., filiale de NGK aux États-Unis, a reçu une assignation du DOJ le 18 octobre 2011. Il s'agissait d'un ordre de soumission lié à la fixation des prix des substrats en céramique pour les pots catalytiques automobiles. NGK a immédiatement déclaré son entière coopération pour l'enquête et a constitué une équipe d'investigation interne comprenant des membres de son département juridique, département d'audit, bureau de la planification d'entreprise et bureau de la RSE, et l'entreprise a procédé à un proffer (partage oral d'informations) avec le DOJ.

Une enquête interne qui a duré trois ans

Après que nous avons reçu l'assignation, nous avons recherché les conseils d'un cabinet juridique et avec ce cabinet comme partenaire, nous avons mené une enquête interne, initié un proffer, et activement coopéré dans le cadre de l'enquête du DOJ. De plus, afin de garantir l'équité de notre enquête interne elle-même, nous avons créé un comité indépendant qui comprenait un directeur extérieur qui était avocat, un membre du conseil d'audit et de supervision externe qui avait servi de commissaire général de l'Agence de la Police Nationale et un avocat extérieur qui possédait une licence pour pratiquer aux États-Unis et qui ne possédait pas de liens préalables avec NGK. Le comité indépendant a dirigé l'enquête interne et a négocié avec les autorités américaines et, sous sa direction, l'équipe d'investigation interne a mené une enquête minutieuse des documents et courriels relatifs. Ces activités se sont poursuivies pendant plus de trois ans.

En plus de notre implication de nature négative comme cette enquête scandaleuse, le secret interne destiné à garantir l'équité ainsi que les strictes instructions données par les autorités américaines en de nombreuses occasions ont fait de cette période une époque difficile.

Le programme de conformité à la loi relative à la concurrence fortement évaluée

Le problème ne pouvait être résolu uniquement avec notre proffer auprès de DOJ. Des mesures correctives étaient nécessaires. Des mesures concrètes ont été mises en place après avoir pris en considération des mesures destinées à renforcer notre système de conformité.

Nous avons introduit le programme de conformité à la loi relative à la concurrence en décembre 2014. Il contient trois dispositions principales : (1) le conseil d'administration assume l'entière responsabilité de la conformité juridique, (2) le comité indépendant comportant des directeurs extérieurs, etc., vérifiera la mise en œuvre du programme ainsi que son efficacité et (3) le directeur de la conformité à loi relative à la concurrence doit assumer l'entière responsabilité du calendrier et de l'efficacité du programme.

Ce programme reçut initialement une froide réception du côté américain. Cependant, son contenu a été progressivement reconnu après que nous l'ayons expliqué en détail. Finalement, nous avons obtenu des commentaires en tant qu'entreprise modèle dans le cadre de la conformité à la loi relative à la concurrence.

Le 3 septembre 2015, heure américaine, NGK a annoncé : « L'entreprise a conclu un accord relatif à la négociation de peine avec le DOJ, acceptant de payer une amende de 65,3 millions de dollars basée sur l'accusation de violation des lois américaines, y compris la loi antitrust dans le cadre de quelques transactions pour les substrats en céramique pour les pots catalytiques. »

Depuis cet accord, nous avons renforcé nos règles internes concernant la conformité à la loi relative à la concurrence et amélioré notre système de conformité de manière qu'il comprenne l'établissement d'un comité d'éthique des affaires et un bureau mondial de la conformité (aujourd'hui le département de la conformité du groupe).

L'accord de NGK avec le DOJ concernant les substrats en céramique pour les pots catalytiques automobiles a été annoncé le 4 septembre 2015.

Résumé des faits

Le 3 septembre 2015 (heure américaine), NGK INSULATORS, Ltd (NGK) a conclu un accord relatif au plaidoyer avec le DOJ, acceptant de payer une amende de 65,3 millions de dollars (environ 7,8 milliards de yens) basée sur l'accusation de violation des lois américaines, y compris la loi antitrust dans le cadre de quelques transactions pour les substrats en céramique pour les pots catalytiques.

Les raisons de la décision

Comme la filiale américaine de NGK a reçu une assignation de la part du DOJ en octobre 2011, NGK a entièrement coopéré dans le cadre de l'enquête concernant les substrats en céramique pour les pots catalytiques, y compris en établissant le comité indépendant en 2012. NGK a décidé de conclure l'accord relatif à la négociation de peine avec le DOJ après avoir examiné en détail les lois et règlementations en vigueur et les faits relatifs concernant cette affaire.

Impact sur les résultats professionnels

Comme NGK a enregistré des pertes de 9,3 milliards de yens en relation avec la loi relative à la concurrence dans les résultats financiers pour l'année fiscale qui s'est terminée le 31 mars 2015, NGK consignera la différence de 1,5 milliard de yens entre les pertes et l'amende en tant que résultats hors exploitation pour les résultats trimestriels qui se sont terminés le 30 septembre 2015. Il n'y aura pas de révision des prévisions des résultats consolidés pour l'année fiscale qui se termine le 31 mars 2016.

Renonciation à la rémunération des dirigeants

Nous avons pris avec sérieux l'ampleur de l'impact de cette affaire sur le Groupe et l'entreprise NGK et, en tant que direction, nous avons décidé de réfléchir profondément à cet incident et d'en empêcher toute récurrence. Nous avons décidé de volontairement renoncer à 50 % de nos rémunérations mensuelles pendant trois mois pour les directeurs représentants, 30 % des rémunérations mensuelles pendant trois mois pour les autres directeurs et un montant similaire pour les rémunérations mensuelles des directeurs exécutifs.

Mesures de prévention

Le Groupe NGK considère la conformité juridique en tant qu'important problème de gestion et dans le processus de traitement de ce sujet, nous avons renforcé les règles de l'entreprise concernant la conformité à la loi relative à la concurrence et nous avons également renforcé nos systèmes de conformité. Ceci comprend l'établissement du comité indépendant sur la conformité à la loi relative à la concurrence qui est constitué de directeurs extérieurs, d'auditeurs extérieurs et d'avocats extérieurs en tant que membres ainsi que l'établissement du bureau mondial de la conformité. Nous allons continuer à fournir davantage d'efforts afin de progresser pour empêcher la récurrence et de restaurer la confiance en renforçant davantage les systèmes de conformité et en mettant en place un enseignement complet des lois relatives, y compris les lois relatives à la concurrence, pour tous les directeurs et les employés.

Nous souhaitons exprimer nos regrets les plus sincères pour l'inquiétude considérable que nous avons causée à toutes les parties prenantes, y compris nos clients, fournisseurs et actionnaires concernés.

La signification originelle de la conformité « se conformer aux demandes »

Nous avons développé des systèmes pour empêcher la direction et tous les employés de violer les lois et ordonnances, mais ces étapes sont insuffisantes. De quoi d'autre avons-nous besoin ? D'après un membre qui a été impliqué dans les efforts de renforcement de notre système de conformité, « il dépend de savoir si la communication interpersonnelle est rendue possible ou non par la culture d'entreprise, en d'autres termes, cela dépend de l'ouverture de l'entreprise ».

Avoir une série de discussions avec le DOJ a constitué une expérience amère. Cependant, l'amélioration du système de conformité qui en a résulté a été obtenue au travers des efforts des directeurs extérieurs et de membres du conseil d'audit et de supervision externes, y compris des membres du comité indépendant, le sentiment de mission et d'efforts du personnel juridique et de conformité qui avait en son cœur des membres de l'enquête interne, et l'approche activement tournée vers l'avenir de la réorganisation de l'entreprise ont été pris non seulement par la direction mais également par les managers de niveau intermédiaire.

SI vous regardez la signification de la conformité, vous trouvez des définitions telles que « obéissance à des demandes ou des commandes » ou bien « conformité légale ». Cependant, sa signification originelle est de « répondre aux demandes ». S'il s'agissait uniquement d'obéir ou d'observer, il suffirait alors simplement de suivre la loi à la lettre mais si nous prenons en compte la signification originelle de conformité, davantage est requis. En d'autres termes, la conformité est de « répondre chaque jour aux attentes et aux requêtes de la société en agissant pour le développement et la création de produits et leur livraison à la société ». La sensibilisation à la conformité est augmentée dans l'ensemble de l'entreprise. Cependant, quand la signification originelle est considérée, nos efforts ont été partiels. Nous devons comprendre les changements constants des demandes de la société afin d'en faire des connaissances communes dans l'ensemble du groupe et de trouver des moyens de renforcer nos systèmes de conformité au lieu de considérer que nous avons terminé une fois que les systèmes sont en place, « labourer le champ en oubliant de semer les graines ».

Mesures d'amélioration de la conformité en relation avec les lois relatives à la concurrence dans le Groupe NGK

Nombre d'années effectuées Développement de la règlementation Création de systèmes internes Formation
Année fiscale 1997
  • Guide de formulation et document d'information pour la loi anti-monopole
  • Il est requis que chaque groupe commercial soumette un rapport de statut de conformité à la loi anti-monopole
  • Organisation de cours sur la loi anti-monopole par des instructeurs extérieurs (avocats) (ensuite organisés tous les ans)
Année fiscale 2011
  • Formulation des règles de conformité aux lois relatives à la concurrence
Année fiscale 2012
  • Création et distribution du guide de conformité aux lois relatives à la concurrence
  • Création et distribution de l'annexe du guide de conformité aux lois relatives à la concurrence
  • Établissement du comité indépendant
  • Formation dans l'entreprise menée par le personnel du département juridique
  • Organisation de cours menés par les avocats locaux dans les filiales situées à l'étranger
Année fiscale 2013
  • Organisation de séances d'information sur le guide de conformité aux lois relatives à la concurrence
  • Invitation d'un avocat américain en tant que lecteur d'un cours sur les lois relatives à la concurrence
Année fiscale 2014
  • Révision des règles de conformité aux lois relatives à la concurrence
  • Lancement d'une base de données pour les notifications avancées et les rapports de participation concernant les réunions
  • Lancement du contrôle des courriels
  • Révision des règles de conformité aux lois relatives à la concurrence dans les filiales de ventes nord-américaines
  • Introduction de structures de supervision et de rapport au niveau de l'entreprise centralisées mené par le conseil d'administration (indépendant du président)
  • Nomination d'un directeur de la conformité aux lois relatives à la concurrence
  • Amélioration de la ligne d'assistance
  • Organisation d'ateliers sur les lois relatives à la concurrence et la loi relative aux entreprises pour les directeurs nouvellement nommés enseignés par des avocats japonais et américains (ensuite organisés tous les ans)
  • Organisation d'ateliers sur les lois relatives à la concurrence dans les entreprises du Groupe situées à l'étranger (correspondant aux lois et règlementations locales)
Année fiscale 2015
  • Les règles de conformité aux lois relatives à la concurrence pour l'ensemble des entreprises du Groupe NGK au Japon et à l'extérieur ont été révisées afin de garantir que le système de conformité du Groupe NGK soit conforme aux normes internationales
  • Le guide de conformité aux lois relatives à la concurrence a été révisé
  • Le programme de conformité aux lois relatives à la concurrence a été approuvé par le conseil d'administration
  • Établissement du bureau mondial de la conformité
  • Établissement du comité de l'éthique des affaires
  • Organisation d'ateliers sur les lois relatives à la concurrence pour les nouveaux employés (ensuite organisés tous les ans)
  • Distribution d'un DVD de formation sur les lois relatives à la concurrence pour les entreprises domestiques du groupe
  • Formation étendue sur la conformité aux lois relatives à la concurrence fournie au Japon et à l'extérieur
Année fiscale 2016
  • La version américaine et la version chinoise du guide de conformité aux lois relatives à la concurrence ont été rédigées et distribuées respectivement par les entreprises du Groupe situées aux États-Unis et en Chine
  • Les rapports trimestriels sur le statut de la progression du programme de conformité aux lois relatives à la concurrence pour le comité d'éthique des affaires, qui est composé principalement de directeurs extérieurs, ont commencé. Le programme a été promu sur la base de suggestions reçues du comité
  • PWC chargé pour évaluer le statut de la conformité à la loi relative à la concurrence
  • Séminaires étendus menés par des avocats dans d'autres pays d'Asie
  • Séminaires sur la loi relative aux entreprises et les lois relatives à la concurrence organisés pour les directeurs exécutifs nouvellement nommés
  • Promotion de la préparation de formations en ligne destinées à réaliser des programmes de formation plus larges
Année fiscale 2017
  • Création d'un manuel d'utilisation de la base de données qui enregistre le statut de conformité aux lois relatives à la concurrence
  • Les directions de notre siège, des groupes commerciaux et des entreprises du groupe ont annoncé la conformité aux lois relatives à la concurrence en début d'année
  • Des séminaires web ont été organisés pour 861 membres au Japon
Année fiscale 2018
  • Construction d'une base de données pour l'acquisition et la gestion des engagements

Le manuel de conformité aux lois relatives à la concurrence est distribué à toutes les entreprises du groupe afin de garantir une conformité aux lois relatives à la concurrence dans l'ensemble du groupe.
Les directeurs, managers et autres employés dans les départements de vente et technique dont les fonctions sont étroitement liées aux lois relatives à la concurrence ont chacun reçu une copie de ce manuel.